Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Wendelstein Rechtsanwälte PartGmbB Budde Fischer Freytag Hofstetter Koenen Müller-Etienne Steuerberater (»Wendelstein« oder die »Kanzlei«). Dieses Informationsschreiben richtet sich an jede natürliche Person (insbesondere Vertreter, Ansprechpartner oder Mitarbeiter unserer Mandanten oder sonstigen Geschäftspartner), mit der wir in einer (auch sich anbahnenden) Mandats-, Auftrags- bzw. Geschäftsbeziehung oder sonstigen Kommunikationsbeziehung stehen.
Wir nehmen die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher nur, soweit dies auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (»DSGVO«) und des Bundesdatenschutzgesetzes (»BDSG«), zulässig ist.
Bei Fragen zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an eine der unten genannten Kontaktadressen wenden.
1. Zuständigkeiten und Kontaktdaten
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Datenverantwortlicher) ist:
Wendelstein Rechtsanwälte PartGmbB
Bockenheimer Landstr. 33
60325 Frankfurt am Main
Deutschland
Soweit Sie unseren Notar Dr. Lars F. Freytag beauftragt haben, ist er Datenverantwortlicher.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutz.ext@two-towers.eu oder postalisch unter:
Two Towers Consulting GmbH & Co. KG
Hohenzollernring 51
50672 Köln
Deutschland
2. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Gegenstand der Datenverarbeitung durch uns sind Ihre Kontaktdaten sowie ggf. weitere, für unsere Leistungserbringung oder unsere Kommunikation mit Ihnen erforderliche personenbezogene Daten. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Daten:
- Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse),
- mandatsbezogene Daten (z. B. Verträge, Kommunikation, Lieferscheine, Beweismittel, Zeugendaten),
- Beratungsdaten (z. B. Inhalte von Anfragen, Beratungsdokumentation, Dokumente, Aktennotizen, Rechtsgutachten und rechtliche Einschätzungen),
- Tätigkeitsdaten (z. B. Beratungsdokumentation, Leistungsnachweise, Abrechnungen sowie weitere Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind),
- sowie weitere Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Mandatsverhältnisses mitteilen.
Wir verarbeiten die im Rahmen des Bewerbungsprozesses von Bewerbern (m/w/d) erhobenen personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Angaben aus Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf und Interviews) mittels elektronischer Speicherung. Zugriff haben nur die am Bewerbungsprozess beteiligten Mitarbeiter und Partner der Wendelstein PartGmbB. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Soweit im Anschluss an die Bewerbung ein Beschäftigungsverhältnis mit dem Bewerber (m/w/d) nicht zustande kommt, speichern wir die Bewerberdaten für einen weiteren Zeitraum von sechs Monaten. Dies geschieht zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, um uns gegen etwaige Schadensersatzansprüche verteidigen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Die Datenverarbeitung erfolgt in der Regel auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die angemessene Bearbeitung des Mandats und die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus der Mandatsvereinbarung erforderlich. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von Wendelstein (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der vorgenannten Vorschriften ist insbesondere erforderlich
- zum Abschluss oder zur Durchführung von Mandatsvereinbarungen, Aufträgen an unseren Notar, Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen und zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses, und zwar mit unseren Mandanten, Dienstleistern oder Kooperationspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind;
- für interne Verwaltungszwecke der Kanzlei (z. B. für die Buchhaltung);
- zu sonstigen Kommunikationszwecken;
- um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb der Kanzlei zu gewährleisten;
- zum Einsatz von Dienstleistern (z.B. externen IT-Dienstleistern), die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;
- um im Einzelfall Compliance- oder ähnliche Untersuchungen durchzuführen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auch zur Erfüllung von Verträgen mit oder Aufträgen von natürlichen Personen, mit denen wir in Geschäftsbeziehungen stehen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).
Sofern wir Sie persönlich kennen und/oder Sie in einem Mandatsverhältnis mit unserer Kanzlei stehen, kann es sein, dass wir Ihnen aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zu besonderen Anlässen, wie Weihnachten, Grußkarten zukommen lassen. Wir gehen davon aus, dass sich die Empfänger über die Grüße zu besonderen Anlässen freuen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dem Versand von Grußkarten nach Art. 21 DSGVO widersprechen (siehe dazu Ziff. 5.).
Stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereit, können wir das Vertragsverhältnis nicht durchführen bzw. die oben genannten Kommunikationszwecke nicht erfüllen.
Nach den Bestimmungen des Geldwäschegesetzes sind wir dazu verpflichtet, unsere Mandanten zu identifizieren, und benötigen die dafür erforderlichen Informationen von Ihnen (§ 11 Abs. 6 S. 1 GWG). Nach § 50 BRAO bzw. § 35 BNotO sowie durch die Bestimmungen der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) sind wir berufsrechtlich zur Führung von anwaltlichen Handakten bzw. der notariellen Bücher, Verzeichnisse und Akten verpflichtet und können uns dazu der elektronischen Datenverarbeitung bedienen. Die Datenverarbeitung ist uns in diesen Fällen gesetzlich vorgeschrieben und erfolgt somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO).
Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung gestellt haben, haben wir diese von unseren Mandanten oder Kooperationspartnern erhalten oder die Daten öffentlich zugänglichen Quellen wie insbesondere Webseiten von Unternehmen oder Branchenverzeichnissen oder öffentlichen Registern, z.B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern, entnommen.
3. Vertraulichkeit und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.
Auch nach Beendigung des Mandats-, Auftrags- oder Vertragsverhältnisses oder unseres Kontakts verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten weiter, soweit dies für die vorgenannten Zwecke, zur Erfüllung nachvertraglicher Pflichten oder gesetzlich normierter Aufbewahrungspflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist. Gleiches gilt, soweit Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben. Sodann werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.
Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden von uns für die Dauer von zehn Jahren gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.
Soweit unser Notar Dr. Lars F. Freytag beauftragt wurde, gelten nach § 50 Abs. 1 NotAktVV die folgenden Aufbewahrungspflichten:
- Urkundenverzeichnis, papiergebundene Urkundensammlung, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
- Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
- Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern der Notar nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB, GWG oder AO) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist.
4. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
An Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf Grundlage der gesetzlichen Regelungen, im Rahmen der bestimmungsgemäßen Durchführung eines Mandats oder von Aufträgen an unseren Notar oder soweit Sie im Einzelfall Ihre Einwilligung erteilt haben.
Ihre personenbezogenen Daten können, soweit für die unter Punkt 2. genannten Zwecke erforderlich, an Auftragnehmer innerhalb und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergegeben werden, die für uns bestimmte Dienstleistungen wie IT-Dienstleistungen erbringen (Auftragsverarbeiter). Wir setzen im Zuge unserer Tätigkeit unter anderem auch Cloud-basierte IT-Lösungen von Drittanbietern ein (z.B. Microsoft Office365). Insbesondere nutzen wir (Cloud-basierte) Dienste zur Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Automatisierung oder Analyse von Dokumenten sowie externe (Cloud-)Anbieter von Exchange-Servern und Datenräumen.
Im Rahmen des gewöhnlichen Kanzleiablaufs und für die unter Punkt 2. genannten Zwecke kann es zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten an Dritte innerhalb und außerhalb der EU, z.B. an unsere Geschäftspartner oder Kanzleien, mit denen wir im Rahmen eines Mandats zusammenarbeiten, Übersetzer, Gegner und sonstige Dritte weitergeben.
Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Kanzleiinteresse an Gerichte und öffentliche Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) im In- und Ausland übermitteln.
Die weitergegebenen Daten dürfen von unseren Mitarbeitern und Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Außerdem haben wir technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um Ihre Daten sicher zu verarbeiten und ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung in Drittländer sicherzustellen.
5. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen, wie unter Punkt 2. dargelegt, einzulegen (Art. 15 – Art. 18 und Art. 21 DSGVO). Sie haben auch das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Sie haben das Recht Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruches bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruches prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Des Weiteren haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten das Recht, sich mit Beschwerden an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde, den Hessischen Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, zu wenden (Art. 77 DSGVO).
Stand: 3. August 2022